De 5 vaardigheden van een adaptieve organisaties

2.500 jaar geleden stelde de Griekse filosoof Heraclitus dat “Verandering de enige constante is”. Maar als we alleen al naar de exponentiële versnelling van de technologische ontwikkeling van de laatste 60 jaar kijken, kunnen we constateren dat deze stelling aangescherpt moet worden. Ook de verandering verandert. Als organisatie ermee omgaan is dan ook een moeilijke opgave. Ondanks alle ervaring en kennis zien we de noodzaak voor verandering vaak te laat, klagen over het trage tempo, de technocratische aanpak en het beperkte resultaat. En de volgende verandering dient zich al weer aan. Het houdt ons bezig en we praten er voortdurend over aan de directietafel, in wandelgangen en stand-ups. Herken je dit?

Marktontwikkelingen gaan razendsnel, we moeten tijdig reageren.
Onze klanten eisen dat we eerder en beter op hun behoefte inspelen.
Fin-tech concurrentie innoveert sneller dan wij dat doen.
Met Agile werken lossen we het wel op.

Onze cultuur verandert niet of nauwelijks mee.
We willen een lerende organisatie worden.
We hebben adaptief leiderschap nodig.

Adaptiviteit als oneindige kwaliteit

Steeds meer investeren organisaties in het vermogen om sneller en effectiever te reageren op ontwikkelingen. Terecht maar met welke intentie? Simon Sinek beschrijft in zijn nieuwste boek “The infinite game” hoe winnen op de korte termijn ondergeschikt is aan de noodzaak van bedrijven om duurzame continuïteit na te streven. Organisaties “spelen een oneindig spel” en dat vereist een andere mentaliteit en flexibiliteit. Uiteindelijk is het ‘t aanpassingsvermogen dat bepaalt of organisaties op de lange termijn succesvol zijn. In mindere mate een slimme strategie, de beste mensen, of het meest geavanceerde IT-systeem. Al deze aspecten zijn namelijk van tijdelijke aard en zullen na een (steeds kortere) periode weer moeten vernieuwen omdat ze context afhankelijk zijn. En die context, denk aan klantwensen, marktontwikkelingen, technologie of politiek, is onvoorspelbaar en in constante beweging.

Er is dus iets nodig wat ervoor zorgt dat de organisatie tijdig en adequaat vernieuwt en verandert. Een soort “stuur” die regie voert over verandering. Het aan en uit zet, het versnelt of vertraagt en het vervormt of zelfs opnieuw uitvindt om effectiever te zijn. Een beetje zoals een goede coach z’n eigen coach heeft. Organisaties van de toekomst leunen steeds meer op deze essentiële kwaliteit die ik de “organisatie-adaptiviteit” noem.

Dit is het vermogen van een organisatie om te sturen op en uitvoering te geven aan voortdurende aanpassing, met als doel om relevant te blijven.

Dat laatste betekent in slechte tijden “overleven”. En in goede tijden “floreren”.

5 vaardigheden staan centraal

1. Waarnemend leren

Eerst het signaal opvangen. Zonder opmerkzaamheid en verwondering zullen we de nieuwe trend, de subtiel uitgesproken klantwens of het mogelijk desastreuze risico niet opmerken. Dit is de vaardigheid waarbij mensen met een open en lerende mindset (zie Carol Dweck, Stanford) de ontwikkelingen in de buitenwereld, “binnen laten komen” en logisch interpreteren. Met deze collectieve klant-(en stakeholder)gerichtheid wordt de organisatie in staat gesteld iets of niets met de waarneming te doen.

2. Doelbewust zijn

Nu kunnen we afwegen wat te doen. Maar niet door “met alle winden mee te waaien”. Noch door “rücksichtslos vast te houden”. Welke pro-actie of re-actie nemen wij? Hiervoor is een scherp en actueel inzicht nodig in “wie we zijn als organisatie(-onderdeel) en waar we voor gaan”. Wat richting geeft is een zingevende ambitie (Purpose) en focus op die organisatietalenten (zie Jim Collins “Egelprincipe” uit Good to Great) waarin je als organisatie een verschil wilt maken. Met dit doelbewuste denken kan de waarneming vertaald worden naar het al dan niet nemen van een volgende stap als organisatie: het vinden van een passende aanpassing!

3. Creatief creëren

“Passend” betekent maatwerk. Er is iets nieuws gebeurd en iets nieuws nodig is. Natuurlijk is “copy-paste” een optie en “het wiel niet opnieuw uitvinden” slim, op de korte termijn. Maar het bouwt niet de lange termijn vaardigheid om zelf grondoorzaken te ontdekken en tot innovatieve oplossingen te komen. En die vaardigheid is te trainen. Het kan met een creatief U-proces (van J. Jaworksi & O. Sharmer) waarbij zelfkennis, aannames loslaten, ego’s aan de kant en dialoog in multidisciplinaire teams enkele van de voorwaarden zijn om tot het unieke, nieuwe inzicht te komen. Naast energie levert dit het team de drang om de het idee te implementeren.

4. Wendbaar uitvoeren

Nu snel realiseren. Niets is zo frustrerend als een traag uitgevoerd idee. De aanpassing doorvoeren vereist een verandering in één of meer van de organisatie aspecten (zoals strategie, producten processen, mensen, systemen, structuren, werkwijze, cultuur, etc.). Met Lean Startup, Agile en Lean of Six Sigma zijn organisaties steeds beter in staat om veranderingen snel in te voeren. Maar de volgende stap in wendbaarheid is de slimme inzet, afstemming en samenwerking van al deze “filosofieën”. Niet alles moet Lean en niet alles werkt Agile. Het optimaliseren van de synergie tussen dynamiek enerzijds en standaardisatie anderzijds is een kunst. De bijkomende vraag voor organisatie-inrichters wordt: Is it built to adapt?

5. Instinctief anticiperen

En tot slot…terug naar het begin, omdat de volgende verandering eraan komt. Met deze vaardigheid is de organisatie onbewust bekwaam geworden in de cyclus van aanpassing. De 4 voorgaande vaardigheden werken continu en volgen elkaar op. Het gaat ogenschijnlijk vanzelf. Maar niets gaat vanzelf. Hier wordt op gestuurd. Op een kort cyclische manier worden doelen gehaald, geleerd en verbeterd. En er is balans in het presteren voor vandaag en tegelijk vernieuwen voor morgen (zie the Ambidextrous Organisation van O’Reilly & Tushman, HBR). En dan gebeurt er iets bijzonders: Je ziet als organisatie de verandering eerder aankomen. De vaardigheden worden zo goed beheerst, dat er steeds meer vertrouwd wordt op voorspellingen en gevoel van richting. “En als we het mis hebben? Ach, onze responsiviteit is zo groot, dat we dit snel zullen ontdekken en bijsturen.”

Klinkt utopisch misschien? Maar als je het kunt bedenken, kun je het beginnen te realiseren en zie je het opeens overal. Bekijk de tabel onderaan met voorbeelden.

Wie is aan zet?

Over wie gaat dit nu? Wie is “de organisatie” en bezit deze vaardigheden? Om klein te beginnen, jij zelf. Deze vaardigheden kunnen jou als professional helpen een andere wending te geven aan ogenschijnlijk disruptieve gebeurtenissen. Denk aan het vervelende gesprek van vorige week, de nieuwe strategie of de zorgelijke rapportage en loop de 5 vaardigheden nog eens langs.

Iets breder bekeken gaat het over een deel van de organisatie. Jouw team, unit of zelfs een hele keten. Hoe meer mensen betrokken hoe groter de uitdaging om gecoördineerd adaptief te zijn. Maar, als eenmaal de samenwerking op gang is en dialoog (niet discussie!) leidend wordt kan veel meer bereikt worden dan één mens kan durven dromen. Besteed eens een overleg aan de vraag: hoe hebben wij als team deze 5 vaardigheden ingevuld?

Tot slot de organisatie als geheel. Succesvolle organisaties weten alle vijf de vaardigheden in balans te ontwikkelen. In hun processen, besturing en cultuur. Hierop sturen is vooral een taak voor de directie. Het spreekt voor zich dat als de adaptiviteit niet op orde is, een organisatie op den duur haar bestaansrecht verliest. Maar wat is er dan niet goed gegaan? Hoe kan je dit voorkomen? En hoe kan je de vaardigheid systematisch ontwikkelen? Dit zijn vragen voor leiders van een adaptieve organisatie.

Maar ze staan niet alleen. Achter deze 5 vaardigheden schuilen in mijn visie 10 succesfactoren met wetenschappelijk theorieën en modellen als hulpmiddel. Noviter past dit gedachtegoed toe bij haar opdrachtgevers vanuit de overtuiging dat “als we de adaptiviteit meester zijn, we de toekomst eindeloos aan kunnen.”

Wordt vervolgd.

Adriaan Vermeulen is adviseur, trainer en veranderleider voor dienstverlenende organisaties. Naast organisatieadvies op het gebied van customer & operational excellence heeft hij enkele grote transformaties geleid. Hij is gespecialiseerd in continu verbeteren en adaptiviteit en werkt vanuit zijn verander & verbeter bedrijf Noviter.

1. Waarnemend leren	Zara (een zeer succesvolle modewinkel, met Inditex op de achtergrond) bestudeert consumentenwensen in de winkels en probeert vervolgens razendsnel een passend ontwerp te produceren en aan te bieden. Hoe comfortabel past jouw organisatie zich aan, aan nieuwe wetgeving bijvoorbeeld? De Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG) was een mooie test in 2018. Zag jouw organisatie dit op tijd aankomen? En is de impact goed ingeschat? Veel organisaties hebben dit onderschat. Mooie lessen wellicht om bij een eventuele “Brexit” toe te passen.
2. Doelbewust zijn	Kodak ontwierp in 1975 de eerste digitale camera maar zag die innovatie in de jaren ‘90 niet als reden om te herdefiniëren “in welke business ze zaten”. Fuji, Canon en anderen wel. Kodak ging in 2012 failliet. NASA’s doel om binnen 10 jaar op de maan te landen in de jaren ‘60, kent gelijkenis met het hogere doel van Elon Musk’s SpaceX om “multi-planetair leven” te ambiëren. Het lukte NASA in ‘69. SpaceX is er nog niet, maar deze “purpose” doet wel iets met je, of niet?
3. Creatief creëren	Eén van de meest innovatie bedrijven in de wereld is Google die dit ook bereikt door creativiteit bewust te stimuleren. Bijvoorbeeld met de 20% regel besteden medewerkers 20% van hun werktijd aan eigen ideeën en werkgerelateerde passies. Maar ook: spelen, open ruimtes, aantrekkelijke werkplekken, en ontmoeting & verbinding zijn enkele van de voorwaarden waar de Chief Happiness Officer aan werkt. Een heel ander voorbeeld van creativiteit die voortkomt uit geweldige expertise en toewijding aan je vak, is de piloot ‘Sully’ Sullenburger die in 2009 tijdens het opstijgen de stuwkracht in beide motoren van zijn Airbus A320 verliest, afwijkt van dikke handleidingen en procedures, intuïtief beslissingen neemt en binnen 300 seconden veilig op de Hudson rivier landt.
4. Wendbaar uitvoeren	Bol.com en Coolblue hebben de thuiszittende online-koper verwend met de belofte om de volgende dag aan huis te leveren. Zeer strakke, logistieke processen gesteund door technologie maken deze gestandaardiseerde wendbaarheid elke dag mogelijk. Onverwacht wendbaar reageren bewijzen de plannings-afdelingen van organisaties zoals Schiphol en de NS als het weer omslaat en duizenden reizigers op een avond alsnog thuis moeten komen via alternatieve routes en vervoersmiddelen. En soms gaat dat ook mis. Hoe ver je gaat in het voorbereiden op het onverwachte, is ook een financiële afweging.
5. Instinctief anticiperen	Steve Jobs zei: “you can’t just ask customers what they want and then give that to them. By the time you get it built, they’ll want something new.” Apple keek dus verder vooruit en experimenteerde. De I-pad lag al jaren op de plank en werd pas in 2010 aangeboden toen Apple de markt er klaar voor achtte. En voor de tennisliefhebber: Federer is niet de sterkste, noch de snelste. Om op je 38ste nog steeds op topniveau te tennissen bewijst zijn geweldige aanpassingsvermogen. Een voorbeeld is zijn (getrainde) inzicht in het spel. Dit maakt dat hij eerder kan inschatten waar de tegenstander de bal zal plaatsen. Hierdoor beweegt hij een paar milliseconden eerder om de moeilijkste ballen uit de hoek weer fenomenaal terug te kunnen slaan.

Lees meer